Mit U2D Ventari virtuelle Events professionell organisieren

16.06.2020 | Keine Kommentare

Als ideale Alternative zur Absage oder dem Verschieben von physischen Events, eignen sich virtuelle oder auch hybride Events hervorragend. Dabei lassen sich nahezu alle Elemente physischer Events digitalisieren oder gar virtualisieren. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir auf, inwiefern sich die zentralen physischen Formate und Zielsetzungen ins Virtuelle übertragen lassen.

Nach den einschneidenden Ereignissen der letzten Wochen aufgrund der Corona-Krise, standen viele Eventmanager*innen urplötzlich vor einer zentralen Frage: Was mache ich mit meinen bereits langfristig geplanten und kurz vor der Durchführung stehenden Events? Absagen? Verschieben? Oder gibt es noch eine weitere Option? Schnell zeigte sich, dass die Durchführung von virtuellen Events eine durchaus gangbare Übergangslösung ist. Doch lohnt sich die Investition in neue Konzepte und Technik auch mittel- und langfristig? Wir meinen ja! Denn der Trend hin zur Durchführung von orts- und zeitunabhängigen Events war sowieso in vollem Gange. Die Corona-Krise hat diesen Trend lediglich beschleunigt und das Thema in den Agenden der Unternehmen hochpriorisiert.

Wo die Reise letztendlich hingeht, kann man zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht final sagen. Wir gehen aber stark davon aus, dass zukünftig die virtuellen Formate aufgrund ihrer ressourcenschonenden Durchführungsweise und der inzwischen vorhandenen organisatorischen und technischen Infrastruktur ihren festen Platz haben werden. Doch auch die physischen Events werden – spätestens nach der Aufhebung des Verbots von Großveranstaltungen – aufgrund des Vor-Ort-Erlebnisses, des persönlichen Austauschs und der informellen Gespräche beim Feiern oder an der Bar, wieder in den Fokus rücken. Zudem werden sich Mischformen, sogenannte „Hybride Events“, durchsetzen und etablieren.

Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Eventbausteine bei Tagungen und Messen ein und zeigen auf, wie sich diese beispielhaft vom physischen ins digitale oder sogar virtuelle Format übertragen lassen.

Eingangsbereich

Beim Besuch einer Tagung oder einer Messe kommen die meisten Teilnehmer*innen zuerst mit dem Eingangsbereich in Berührung. Dieser kann wie viele andere Räumlichkeiten auch im 3D-Format abgebildet werden. Zur persönlichen Begrüßung stehen dabei Avatare zur Verfügung, mit denen interagiert werden kann. Hier können verschiedene Informationen eingeholt werden, z.B. die Anwesenheit von Teilnehmer*innen, eine personalisierte Agenda oder Essensvorschläge. Präsentationen im Hintergrund und Schilder zu den weiteren Räumlichkeiten ergänzen das Begrüßungsszenario. Je nach Event kann hier auch eine virtuelle Einlasskontrolle oder eine Akkreditierung anhand des im Vorfeld durchlaufenen Einladungs- und Anmeldeprozesses stattfinden.

Keynotes und Fachvorträge im Plenum

Im Mittelpunkt einer Tagung stehen meist inspirierende Keynotes und spannende Fachvorträge, um Kernbotschaften und Wissen zu vermitteln und die Teilnehmer*innen zu begeistern. In einem virtuellen Raum ist es möglich, das jeweilige Plenum oder die Bühne in 3D nachzubauen. Die Vorträge werden dabei per Livestream übertragen und können bei Bedarf um interaktive Elemente ergänzt werden. So bietet sich ein Live-Voting an, um Feedback der Teilnehmer*innen in Echtzeit in Erfahrung zu bringen und in die Live-Session zu integrieren. Auch direkte Fragen an den Referenten oder eine Chat-Funktion zum Austausch der Teilnehmer*innen untereinander sind möglich. Am Ende des Livestreams können AdHoc-Evaluationen per Live-Voting durchgeführt werden. Als Follow-up bietet sich die Bereitstellung eines Online-Fragebogens oder passender Dokumente an. Ein zusätzlicher Vorteil des Livestreamings ist, dass die Aufzeichnungen der Keynotes und Fachvorträge anschließend On-Demand abgerufen werden können.

Workshops, Foren und Breakout Sessions

Hier stehen ganz klar Austausch, Diskussionen und die Kollaboration zwischen den Teilnehmer*innen im Fokus. Mittels einer in die 3D-Umgebung integrierten Webkonferenz-Lösung wie beispielsweise Skype for Business, GoToMeeting, WebEx oder Microsoft Teams, hat man die Möglichkeit sich mit Gleichgesinnten auszutauschen oder moderierte Workshops und ähnliche Formate durchzuführen. Der Echtzeitdialog kann dabei über Videostreaming oder personalisierte Avatare erfolgen. Neben den in die Webkonferenz-Lösungen integrierten Tools zur Kollaboration gibt es auch diverse eigenständige Anbieter. Als Beispiel ist hier „Miro“ zu nennen, eine der führenden Plattformen für visuelle Zusammenarbeit.

Pausengestaltung

Die Pausengestaltung stellt mitunter eine ziemlich große Herausforderung dar, denn diese lebt in erster Linie von physischen Elementen wie beispielsweise dem Catering oder interaktiven Erlebnissen. Auch finden in den Foyers oder Pausenräumen meist ungezwungene und informelle Gespräche statt, die für viele einen Hauptnutzen beim Besuch eines Events darstellen. Letzteres kann durch die Bereitstellung von Chaträumen ermöglicht und durch Social Walls, auf denen zum Event passende gepostete multimediale Inhalte zu sehen sind, ergänzt werden. Inzwischen gibt es auch die ersten smarten Ansätze, um die physische mit der virtuellen Welt zu verknüpfen und damit beispielsweise auch den kulinarischen Ansprüchen gerecht zu werden. So besteht unter anderem die Möglichkeit, den Teilnehmer*innen im Vorfeld ein Paket mit beispielsweise Snacks und Sekt zukommen zu lassen und dann gemeinsam live im virtuellen Foyer anzustoßen.

Networking

Neben den eher informellen Gesprächen in der Pause ist für viele Teilnehmer*innen ein gezieltes Networking beim Besuch von Events von großer Bedeutung. Dies kann beispielsweise durch virtuelle Unternehmensvertreter im Rahmen von Hosted-Buyer-Programmen oder an virtuellen Messe- oder Infoständen stattfinden. Hier lassen sich mittels Avataren und Chatfunktion 1:1-Gespräche führen sowie auch Termine vereinbaren. In einer speziellen 3D-Networking-Area haben auch die Teilnehmer*innen untereinander die Möglichkeit sich virtuell auszutauschen oder näher kennenzulernen. Hier spielt das Thema Matchmaking, also die gezielte Zusammenführung von Personen mit ähnlichen Interessen, eine große Rolle.

Ausstellung/Expo

Auf vielen Tagungen wird den Partnerunternehmen und Sponsoren angeboten, sich selbst und ihr Angebot im Rahmen eines gebrandeten Messe- oder Infostandes zu präsentieren. Auch dieser Ausstellungsbereich kann wieder im 3D-Format abgebildet werden und erlaubt dem/der Nutzer*in, sich auf den für ihn/sie interessanten Messestand zuzubewegen. Dort besteht die Möglichkeit, sich über On-Demand-Videos oder digitale Produktbroschüren durch das Angebot durchzuklicken oder mit einem Avatar live oder mit Hilfe eines Chatbots eine Unterhaltung zu beginnen, um mehr über das Unternehmen zu erfahren. An dieser Stelle eignen sich Virtual Reality und Augmented Reality hervorragend, um beispielsweise die eigenen Produkte zu präsentieren und erlebbar zu machen. Die dazugehörigen Informationen können dabei personalisiert werden (z.B. passende Sprache oder Grad an technischen Infos).

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es für jeden Aspekt eines physischen Events auch ein passendes digitales oder virtuelles Pendant gibt. Jedoch sollte man es vermeiden, das Konzept für ein physisches Event 1:1 ins Virtuelle zu übertragen, da die Rahmenbedingungen und die Wirkmechanismen durchaus unterschiedlich sind.

Sie möchten mehr zum Thema „Virtuelle Events“ erfahren? Dann schauen Sie gerne auf unserer U2D Website unter https://www.u2d.de/virtuelle-events vorbei und melden Sie sich für unser Live-Webinar an!

Ihr Antonios Paxinos

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