Rückblick auf das zweite U2D Ventari Anwendertreffen

10.06.2019 | Keine Kommentare

Liebe Leser*innen,

nun ist unser U2D Ventari Anwendertreffen 2019 schon ein paar Tage her aber wir möchten Ihnen als Leser*innen unseres Blogs die Möglichkeit geben mit uns gemeinsam auf den 4. Juni in Nürnberg zurückzublicken. Sie können parallel zu diesem Blogartikel auch gerne in unseren Profilen auf Facebook, Instagram und Twitter unter #u2dvat19 den Tag in Bildern nachverfolgen.

Das Motto unseres U2D Ventari Anwendertreffens 2019 war „Gemeinsam Mehrwert schaffen“. Was uns durch den Dialog mit unseren Anwendern, die Inhalte der Workshops und Fachvorträge, aber auch durch das aufzeigen was digitales Eventmanagement heute schon kann, gelungen ist.

An dieser Stelle möchten wir die einzelnen Themenschwerpunkte kurz zusammenfassen:

  • U2D Ventari Event-App

Einer der größten aktuellen Trends im digitalen Eventmanagement sind mobile Apps. Hierbei haben Teilnehmer*innen und Eventmanager*innen unterschiedliche Bedürfnisse im Umgang damit. Für Eventmanager*innen muss es im Backend verschiedenste Schnittstellen und Möglichkeiten geben, damit die mobile App nicht zur Belastung, sondern zur Bereicherung wird. Die Teilnehmer*innen eines Events wollen hingegen eine gut zu bedienende, personalisierte App und beispielsweise via Live-Voting unmittelbar in ein Event eingebunden werden. In der U2D Ventari Event-App ist genau das und noch viel mehr schon möglich wie beispielsweise: Anmeldung, Ticketing, personalisierte Agenda, Teilnehmerliste, Profil, Chat, Location Beschreibungen, FAQs, Downloadbereiche und Push-Nachrichten.

  • U2D Ventari Networking

Bei U2D Ventari ist das Networking auf ein Event fokussiert und somit zeitlich begrenzt. Das heißt es werden vor allem folgende Funktionen für die Teilnehmer*innen eines Events bereitgestellt: Auffindbar sein, Kontakte austauschen, Termine vereinbaren, Daten und Informationen austauschen sowie die Durchführung weiterer Interaktionen. Das geschieht beispielsweise durch die Möglichkeiten Termine zu vereinbaren, zu chatten, Matchmaking, Dokumentenaustausch, Favoritenlisten und Einladungsmanagement.

  • U2D Ventari Leadmanagement

Leadmanagement heißt bei U2D Ventari Leads zu erfassen, zu klassifizieren und strukturiert an nachgelagerte Systeme (z.B. CRM) zu transferieren. Ziel ist es dabei von einer unbekannten oder zum Teil bekannten Person Informationen zu erfassen, um dann personalisiert mit ihr in Interaktion treten zu können. Zielgruppen sind über die potenziellen Neukunden hinaus auch Bestandskunden, Partner*innen und Mitarbeiter*innen.

  • Reporting & Analytics

In den kommenden Jahren wird es in der Eventmanagementbranche immer mehr um die Automatisierung von Datenströmen gehen. Dabei müssen die erhobenen Daten gefiltert, verknüpft, analysiert, interpretiert und kontextualisiert werden. Diese Herausforderung betrifft bei den Themen Reporting & Analytics in den kommenden Jahren die gesamte Branche. Mit U2D Ventari haben Sie die Möglichkeit den Datenschatz bei Kunden und Mitarbeitern zu heben. Ergänzt man die reinen Daten um Bedeutung erhält man Informationen. Vernetzt man diese wiederum und setzt sie in einen Kontext entsteht Wissen, welches Ihnen helfen wird zukünftig bessere Entscheidungen zu treffen.

  • Hotel- und Gruppenmanagement

Beim Hotel- und Gruppenmanagement stehen mehrere Akteure mit unterschiedlichen Bedürfnissen im Fokus. Eventmanager*innen verwalten das Gesamtkontingent, Gruppenkoordinator*innen das Gruppenmanagement und die Teilnehmer*innen erhalten die jeweiligen Zuteilungen beispielsweise hinsichtlich Hotels, Zimmerkategorie und Bett. Mit Hilfe eines „morphologischen Kastens“, welcher die verschiedenen Ausprägungsformen des Hotelmanagements enthielt, konnten im Rahmen des Workshops die individuellen Parameter für jeden Kunden bestimmt werden.

  • Ablauf-, Raum-, Sitz- und Tischplanung

Der Ablaufplan wird bei U2D Ventari grafisch dargestellt und zeigt die Abfolge einzelner Sessions eines Events. Diese einzelnen Sessions können beispielsweise Workshops, aber auch Besprechungen oder Meetings sein. Diese hängen unmittelbar mit der Raumplanung zusammen, da Sessions sowohl in einem Raum, an einem Stand oder an einem Tisch stattfinden und gebucht werden können. Bei der Sitzplanung können hierbei einzelnen Teilnehmern bei einer oder verschiedener Sessions auch feste Sitzplätze zugeteilt werden. Anders als bisher in 2D, wird in Zukunft die Raum-, Sitz- und Tischplanung mehr und mehr in 3D abgebildet werden können.

Das U2D Ventari Anwendertreffen hatte neben diesen Themenschwerpunkten noch mehr zu bieten: Nach der ersten Begrüßung am Morgen hielt Adrian Rouzbeh als externer Referent einen Impulsvortrag mit dem Titel „Die Kraft der Digitalisierung“.

In den Kaffeepausen sorgte das Team von Gesprächsstoff dafür, dass sich unsere Anwender*innen ihren Kaffee mit ihrem Firmenlogo bedrucken lassen konnten. Nach der ersten Kaffeepause griffen wir noch das Thema „Ausblick U2D Ventari 2020“ auf. Bei diesem Programmpunkt ging es um die Zukunftstrends des digitalen Eventmanagements und unsere kurz- und langfristigen Ziele bei U2D Ventari.

Am Nachmittag kam bei unseren Anwendern unter anderem die Vorstellung eines Kunden-Cases von Zweiplan zum Thema „Crew Management“ mit U2D Ventari sehr gut an. Den gesamten Tag über hatten unsere Anwender in der U2D Event-App die Möglichkeit Fragen an U2D zu stellen und hoch zu voten. Die meist gevoteten Fragen beantworteten wir dann unter dem Programmpunkt „U2D antwortet“. Unter anderem waren interessante Fragen dabei wie:

  1. Wenn ich mehrere Veranstaltungen in der App geöffnet habe, möchte ich nicht jeweils durch neue Zugangscodes mein Passwort ändern. Ist hier eine Änderung in Sicht?
  2. Besteht die Möglichkeit Ventari mit CRM Systemen (bspw. Navision) zu verknüpfen? Wenn ja, welche Schritte sind nötig?
  3. Wie läuft das Scannen vor Ort genau ab? (Wiedereinlass, Status-Reports, Scanner-Art, usw.)

Am Abend wechselten wir ins U2D Büro am Prinzregentenufer. Hier lag der Fokus vor allem darauf U2D live zu erleben und zu zeigen wie die Zukunft des Eventmanagements aussehen könnte. Dazu zählte beispielsweise: Live-Sitzplatzvergabe durch 3D Holografie, Augmented Reality durch unsere U2D Event-App in Form von personalisierten Infos, welche im gesamten Raum auf Marker-Karten an verschiedenen Stationen verteilt waren und 3D-Raumplanung.

Danach gingen wir nahtlos in den lockeren Tagesausklang mit Cocktails, DJ Arnd und Catering über.

Wir hoffen, dass wir für alle Teilnehmer*innen einen Mehrwert schaffen konnten und freuen uns jetzt schon auf das U2D Ventari Anwendertreffen 2020!

Ihre Katja Schäffler

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