Teilnehmermanagement
Das Teilnehmermanagement ist und bleibt das Herzstück unserer Lösungen bei U2D Ventari. Der Gast als Teilnehmer eines Events ist der Ausgangspunkt aller Prozesse, softwaregestützten Funktionalitäten und aller Services (Dienstleistungen). Der Eventmanager muss die Daten über die Teilnehmer schnell und strukturiert erfassen, organisieren, klassifizieren und jederzeit darauf zugreifen können. Er muss Registrierungen, Reise- und Übernachtungsinformationen, Zahlungsdaten und jedwede besonderen Anforderungen der Teilnehmer verwalten können. Deshalb umfasst das U2D Ventari-Teilnehmermanagement Nominierungs-, Einladungs- Anmeldungs- und Fakturierungsprozesse sowie eine flexible Kontingent­verwaltung für Übernachtungen, Reisen und sonstige Gewerke. Ganz gleich ob es sich um eine Tagung, eine Messe, ein Corporate Event, eine Roadshow oder eine Mitarbeiterveranstaltung handelt, bei allen Formaten ist die Kommunikation und die Interaktion zwischen dem Teilnehmer und dem Eventmanager als „Stellvertreter“ des Gastgebers der entscheidende Faktor. Dies gilt für alle Branchen ­ vom Finanzdienstleister über die Maschinenbauer und IT-Unternehmen bis hin zu den Pharmakonzernen, wissenschaftlichen Verbänden und Behörden.

Anwendungsfälle

Individuelle Ansprache und spezifisches Anmeldeverfahren im Rahmen eines Events mit einem geschlossenen Teilnehmerkreis oder einem offenen Anmeldeverfahren
Einladungs- und Anmeldeverfahren, die sehr spezifisch auf unterschiedliche Teilnehmertypen wie Ehrengäste, Gäste, Referenten, Standmitarbeiter, Organisationsteam oder Hostessen abgebildet werden
Zahlungspflichtige Eventformate mit unterschiedlichen Preisen je nach Anmeldezeitpunkt oder Teilnehmertyp (Mitgliedschaften, Qualifikationen etc.)
Anmeldeverfahren für geladene Gäste und deren Begleitungen (Lebenspartner, Kinder) mit spezifischen Zuteilungs- und Auswahlmechanismen
Anmeldeverfahren unter Berücksichtigung von branchen- und kundenspezifischen Compliance-Regelwerken, Blacklisting-Verfahren, Dienstherrengenehmigungsprozessen
Anmeldungen zu Veranstaltungsreihen, Kursprogrammen oder verschiedenen Terminen einer Roadshow
Teilnehmerverwaltung, die eng mit einem CRM-basierten Auswahl- und Nominierungsprozess verknüpft wird

Das spricht für die Lösungskompetenz Teilnehmermanagement:

Unser Teilnehmermanagement wurde von Eventmanagern für Eventmanager konzipiert und jeder neue Benutzer kann seine Erfahrungen in die weitere Entwicklung einfließen lassen.
Die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt für den richtigen Anwender. Ihre Teilnehmerdaten werden einmal erfasst, stehen allen zur Verfügung und sind nach aktuellsten technischen und rechtlichen Standards gesichert. Keine Medienbrüche, keine Doppelerfassung – das entlastet den Eventmanager.
Interaktion mit den Teilnehmern über alle Kanäle/Medien (Papier, Mail, Web, App, SMS, Push-Notifications, … ).
Die Flexibilität unserer Teilnehmerdatenstruktur ermöglicht dem Eventmanager jede Besonderheit im Anmeldeverfahren und im Teilnehmerdatensatz abzubilden und gibt ihm dennoch die geforderte Prozesssicherheit – auch über Systemgrenzen hinweg.
Die erprobten Funktionen unserer Software in Kombination mit dem Know-how unserer Projektmanager mit Erfahrungen aus über 2000 unterschiedlichsten und hochwertigen Eventformaten pro Jahr.
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Andreas Mändlein
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