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Eventplanung

Teilnehmermanagement, Hotelmanagement, Event App, Onsite-Services etc. – alle diese Prozesse müssen in einer übergeordneten Eventplanung sinnvoll zusammengeführt werden. Die U2D Ventari-Eventplanung umfasst Funktionen zur Planung der Aufgaben (Projektplan), des Ablaufs (Ablaufplan), des Budgets und der Sitzordnung (Sitzplan) sowie der zugrundeliegenden Ressourcen (Räume, Materialien etc.). Der Ablauf – die Agenda - ist das Herzstück Ihres Events und Ausgangspunkt vieler Planungsprozesse. Wann werden welche Räume benötigt, welcher Referent ist für den entsprechenden Programmpunkt vorgesehen, zu welchem Thema referiert er und welche Zusatzausstattung wird benötigt? Wer sitzt neben wem während der Abendveranstaltung und wann sind die Transfers zum Hotel geplant? Aus all diesen Planungspunkten resultieren Aufgaben, die den Mitarbeitern aus dem Eventteam zugeordnet werden können. Die U2D Ventari-Eventplanung unterstützt Sie bei der Planung, bei der Zuteilung, beim Monitoring und bei der Auswertung all dieser Aufgaben.

Anwendungsfälle

Planung eines mehrtägigen wissenschaftlichen Kongresses mit über 500 Programmpunkten in unterschiedlichen Locations unter Einbeziehung der mittels des Abstract-Managements eingereichten wissenschaftlichen Beiträge (Abstracts). Die Kongressteilnehmer können online ihr persönliches Programm konfigurieren.
Planung eines Tagungsablaufs und Bereitstellung der individuellen Agenden über die Event App
Verwaltung der Besprechungsräume während einer Messe unter Berücksichtigung der Raumkapazitäten und Raumausstattung
Ablaufplanung einer Großveranstaltung mit zugehöriger Aufgabenplanung. Auf Basis der Planung werden für die organisatorische Durchführung Aufgabenlisten, Checklisten und Materiallisten erstellt.

Das spricht für die Lösungskompetenz Eventplanung:

Alle arbeiten auf der gleichen aktuellen Datenbasis, und können die für sie relevanten Daten abrufen. Der Teilnehmer die Agenda, der Referent seinen Einsatzplan, das Orga-Team die Aufgaben und Checklisten, der Caterer den Sitzplan – angereichert mit den besonderen Wünschen der Gäste.
Projekt- und Ablaufplanung darf nicht zu Mehrarbeit für die Eventmanager führen. Die U2D Ventari-Eventplanung sorgt nicht für noch mehr Daten, die gepflegt und aktualisiert werden müssen, sondern verknüpft effizient die bereits erfassten Daten aus den vor- und nachgelagerten Prozessen.
Alle geplanten Programmpunkte des Ablaufplans lassen sich in den Anmeldeprozess zur direkten Buchung durch den Teilnehmer integrieren.
Projekt- und Ablaufpläne lassen sich als Vorlage in U2D Ventari hinterlegen und komplett oder in Teilen in ein neues Event kopieren.