Gruppenmanagement > U2D | up2date solutions GmbH

Gruppenmanagement

Unter Gruppenmanagement werden in U2D Ventari alle Prozesse und Funktionen subsumiert, mittels denen eine Gruppe von Teilnehmern durch einen Verantwortlichen für diese Gruppe (Gruppenkoordinator) dezentral verwaltet wird, wobei alle Daten zentral in den Datenstrukturen von U2D Ventari (z.B. der Teilnehmerliste) hinterlegt sind. Eventmanager und Gruppenkoordinatoren arbeiten auf dem gleichen Datenstand und ihre Prozesse gehen nahtlos ineinander über.

screenshot_u2d_ventari_gruppenmanagement_1

screenshot_u2d_ventari_gruppenmanagement_2

screenshot_u2d_ventari_gruppenmanagement_3

screenshot_u2d_ventari_gruppenmanagement_4

Anwendungsfälle

Das Gruppenmanagement ist zentraler Bestandteil der Organisation unserer internationalen Messen. Unsere über 100 Niederlassungsleiter melden über das Gruppenportal ihre Mitarbeiter und Gäste, die die Messe besuchen. Schon vor der Nominierung der Teilnehmer werden uns die Bedarfe für Übernachtungen, Transfers und Materialien gemeldet, sodass wir unsere Beschaffungsprozesse bedarfsgerecht ausrichten können.
Im Rahmen unserer zentralen Hospitality-Events melden unsere dezentralen Gastgeber ihre Gäste über das Gruppenportal von U2D Ventari an. Im Vorfeld wurden die Bedarfe abgefragt und die Kontingente über das System zugeteilt. Bei der Meldung der Gäste werden unsere Compliance-Regeln systemgestützt angewendet.
Für unsere Ehrungen melden die Bezirkshändler die Anzahl der Aspiranten für die unterschiedlichen Kategorien. Auf Basis dieser Angaben erfolgt die Planung des Events. Vor dem Event werden die zu ehrenden Personen im Rahmen des Nominierungsprozesses dann auch über das Gruppenportal im System erfasst und über U2D Ventari eingeladen.

Das spricht für die Lösungskompetenz Gruppenmanagement:

Nominierung der Teilnehmer durch einen Gruppenkoordinator wie beispielsweise einen Niederlassungsleiter, einen Bezirksverantwortlichen oder einen Gastgeber, dem ein Gästekontingent zugewiesen wurde.
In Verbindung mit dem U2D Ventari-Hotelmanagement erfolgt dezentral die Zuteilung der Hotelzimmer durch einen Gruppenkoordinator.
Auch das Einladungsmanagement zu Events kann dezentral durch unterschiedliche Gastgeber für die eigenen Gäste erfolgen.
Über alle Vorgänge hat der zentrale Eventmanager jederzeit den Überblick und kann steuernd und unterstützend in die einzelnen Prozesse eingreifen.
Über Schnittstellen können die Gruppenprozesse von U2D Ventari mit den Nominierungs- und Zuteilungsprozessen eines CRM-Systems gekoppelt werden.