Hotel­management

Hotelmanagement

Die Organisation der Unterbringung der Teilnehmer eines Events ist ein weiterer zentraler Baustein des Eventmanagements. Die spezifischen Anforderungen und individuellen Wünsche der Teilnehmer müssen mit den organisatorischen Rahmenbedingungen der Eventorganisation so in Einklang gebracht werden, dass Reiserichtlinien, Budgets, Stornofristen, Anforderungen aus dem Reisemanagement und aus dem Eventablauf optimal abgebildet werden können. Das U2D Ventari-Hotelmanagement umfasst die Verwaltung des Hotelbestands, die Bedarfsermittlung einzelner Gruppen, die anschließende Zuteilung der Kontingente zu den Gruppen, die Buchung der Teilnehmer in die zugewiesenen Kontingente durch den Gruppenkoordinator oder den Eventmanager sowie umfangreiche Auswertungs- und Kontingentüberwachungs-funktionalitäten.
Monitor
Anwendungsfälle
  • Bei ein- oder mehrtägigen Events werden Hotels als Abrufkontingent oder ein Kontingent, das im Anmeldeprozess direkt gebucht werden kann, sowohl für Selbstzahler als auch auf Rechnung des Eventveranstalters dem Teilnehmer angeboten. Die aufbereiteten Hotelinformationen helfen dem Teilnehmer bei der Planung seiner Anreise und machen Lust auf das bevorstehende Event.
  • Hotelmanagement im Rahmen von großen Messen bedeutet Verwaltung von Hotelkontingenten, die schon Jahre im Vorfeld optioniert werden müssen, die teuer und in der Regel nicht ohne weiteres aufstockbar sind und komplexen Stornovereinbarungen unterliegen. Nicht selten hat man mit dem gleichen Hotel unterschiedliche Verträge abgeschlossen oder Teilkontingente aus dem gleichen Haus über einen Drittanbieter bezogen. Um hier den Überblick zu behalten, benötigt man ein Hotelmanagement, das all diese Aspekte abbilden kann.
  • Bei einem internationalen Großevent mit mehreren tausend Teilnehmern, die in mehreren eng getakteten, sich überschneidenden Wellen ein- und ausquartiert werden müssen, stellt nicht nur die hohe Anzahl an beteiligten Hotels und die daraus resultierende Vielzahl an vertraglichen Vereinbarungen eine enorme Herausforderung dar, sondern auch die Teilnehmer- und Gepäcklogistik erfordert ein Hotelmanagement, das allen Beteiligten die richtigen und relevanten Information zum richtigen Zeitpunkt bereitstellt.
  • Die Verwaltung von Locations im Rahmen von Incentive-Programmen ist ein weiterer spezifischer Anwendungsfall des U2D Ventari-Hotelmanagements. Hier stehen vor allem die Zuteilung der Kontingente und Termine unter Berücksichtigung von firmenspezifischen und privaten Rahmenbedingungen im Fokus. Des Weiteren müssen Reisemanagement und Hotelmanagement gut aufeinander abgestimmt werden.
Das spricht für die Lösungskompetenz Hotelmanagement:
  • Hotelstammdaten, Hotelvertragsdaten, spezifische Kategorien für Wohneinheiten (Zimmerkategorien), tagesbezogene Kontingente und Preise, Anfahrtszeiten, Geo-Daten, Ansprechpartner, Stornofristen – alles vorhanden und kundenspezifisch konfigurierbar.
  • Am leichtesten lassen sich Einsparungen realisieren, wenn die Planung der Hotelbedarfe möglichst genau erfolgen kann. Die U2D Ventari-Funktionen zum Abfragen und Auswerten der Bedarfe unterstützen den Eventmanager maßgeblich bei dieser Aufgabe.
  • Die Kommunikation und Interaktionen zwischen dem Gruppenkoordinator als Bedarfsträger, dem Eventmanager und dem Ansprechpartner auf Seiten des Hotels werden unterstützt durch automatisierte Benachrichtigungen, Reports, Auswertungen und Überwachungsmechanismen zur Einhaltung der Stornofristen.
  • Die Buchungen können zeitraumbezogen oder tagesbezogen erfolgen, egal ob als Einzelzimmerbuchungen oder Buchungen in Mehrbettzimmer.
  • Das U2D Ventari-Dashboard wird zu Ihrem Kontingentcockpit – immer alle relevanten Informationen auf einen Blick.
Fanden Sie die Lösungskompetenz Hotelmanagement interessant? Dann sollten Sie sich auch die folgenden Lösungskompetenzen anschauen:
Jetzt Online-Demo vereinbaren!
Geschäftsleitung Bild Andreas Mändlein
Andreas Mändlein
Vertriebsgeschäftsführer
Telefon: +49 911 237599-21
andreas.maendlein@u2d.de
Kontaktbild Siegfried Hornung
Siegfried Hornung
Vertrieb
Telefon: +49 911 237599-14
siegfried.hornung@u2d.de